Co je autoresponder? Autoresponder je automatická odpověď, kterou e-mailová schránka sama odešle každému, kdo na ni pošle zprávu. Česky se mu říká automatická odpověď nebo odpověď v nepřítomnosti. Odesílatel tak hned ví, že zpráva dorazila a kdy se dočká skutečné reakce.

Je to jako cedule na dveřích obchodu: Dnes zavřeno, otevíráme v pondělí v osm, v naléhavém případě volejte na toto číslo. Nikdo se nezlobí, že je zavřeno, protože ví, na čem je. Bez cedule stojí zákazník před dveřmi a odchází ke konkurenci.

Kdy se automatická odpověď hodí:

  • Dovolená nebo nemoc, kdy je vhodné uvést datum návratu a kontakt na kolegu, který věc vyřídí.
  • Mimo pracovní dobu u schránek typu objednávky nebo podpora, aby zákazník znal obvyklou dobu odezvy.
  • Potvrzení přijetí u schránek, kam chodí poptávky. Krátká věta ve smyslu máme Vaši zprávu a ozveme se do dvou pracovních dnů výrazně snižuje počet urgencí.

Co do textu rozhodně nepatří? Podrobnosti, které usnadní práci podvodníkům. Automatická odpověď totiž odchází i lidem, které neznáte. Nepište proto, že jste s celou rodinou dva týdny mimo republiku, ani nezveřejňujte mobilní čísla kolegů. Stačí datum návratu a jedna zástupná adresa.

Dvě technické pasti, o kterých je dobré vědět. Ta první: automatická odpověď se nikdy nesmí posílat na hromadné rozesílky ani na zprávy označené jako newsletter, jinak zbytečně zatěžuje cizí servery a poškozuje pověst Vaší domény. Slušně napsaný autoresponder to sám rozpozná. Ta druhá: každému odesílateli by měl odpovědět jen jednou za několik dní, aby při čilé výměně zpráv nevznikla nekonečná smyčka dvou automatů, které si odpovídají navzájem.

Kde se autoresponder nastavuje? Zásadní je rozdíl mezi nastavením v programu a nastavením na serveru. Pravidlo vytvořené v Outlooku na počítači zafunguje jen tehdy, když je počítač zapnutý a program spuštěný, což je při dovolené obvykle přesně naopak. Spolehlivá automatická odpověď proto musí být nastavená na straně poštovního serveru, ne v aplikaci.

U nás se automatické odpovědi nenastavují samoobslužně, napište prosím na naši podporu a možnosti pro Vaši schránku probereme. V klientské zóně naopak sami spravujete přeposílání pošty na jinou adresu a sběrnou schránku pro celou doménu, což řadu situací vyřeší ještě jednodušeji. Přehled našich e-mailových služeb najdete na samostatné stránce.